Sistema PDV: como funciona na prática no balcão da loja

Um sistema PDV é o software que registra a venda no balcão da loja. O atendente bipa o produto ou digita, escolhe a forma de pagamento, e o que o cliente levou sai do estoque, entra no caixa do dia e, no plano certo, vira a nota fiscal da venda. “PDV” vem de “ponto de venda”, o lugar da loja onde a compra fecha.

A pergunta “como funciona” tem três camadas: a de uma venda, a do dia do caixa (abrir, sangrar, fechar) e a do mês (nota, estoque, financeiro). Este texto percorre as três com uma loja de roupas de bairro como exemplo, com contas que você refaz no caderno antes de contratar qualquer sistema.

O que é um sistema PDV, e qual a diferença para a frente de caixa?

Ponto de venda é o lugar da loja onde o cliente paga. A frente de caixa é a tela que o atendente usa. O sistema PDV é o conjunto inteiro atrás dela: cadastro, estoque, caixa, financeiro, nota e relatórios. “Automação comercial” é outro nome para o mesmo pacote. Um sistema PDV completo tem tudo isso integrado; um PDV simples só registra a venda e manda para fora o resto, e a loja fica com três sistemas conversando mal.

Como o sistema PDV funciona em uma venda, do começo ao fim?

A loja do exemplo vende roupas. Numa segunda à tarde, a vendedora bipa uma camiseta de R$ 84 e uma bermuda de R$ 120. O cliente paga R$ 100 em dinheiro e R$ 104 em Pix. No sistema PDV, cinco coisas acontecem em sequência:

• os dois produtos entram na venda com o preço cadastrado;
• o estoque de cada um baixa um par, na célula de tamanho e cor que saiu;
• o caixa do dia recebe os R$ 100 em dinheiro;
• a conta corrente da loja recebe os R$ 104 em Pix;
• se a loja emite nota, a NFC-e sai da própria venda, com um botão.

Nenhuma das cinco é digitada duas vezes. O cadastro do produto guarda preço e custo; a venda sabe para qual célula ir pelo código do item; o pagamento diz onde o dinheiro foi parar. Depois a venda vira linha no histórico com data, operador e cliente, e você sabe quem vendeu o quê, a quem.

Como o PDV abre, controla e fecha o caixa do dia?

O caixa do dia tem três momentos, e o PDV pede valor em cada um:

• Abertura. O operador registra o troco inicial, por exemplo R$ 200 em dinheiro. A partir daí todo movimento tem responsável e horário.
• Sangria e suprimento. Sangria é dinheiro que sai da gaveta para o cofre, R$ 350 à tarde, por exemplo. Suprimento é dinheiro novo que entra, R$ 100 de troco levado da gerência. Cada um é lançado no momento em que acontece.
• Fechamento. O operador conta a gaveta. O PDV calcula o esperado (troco inicial, mais dinheiro das vendas, menos sangrias, mais suprimentos) e a diferença, se houver, fica registrada com o nome de quem fechou.

Essa diferença é a conta que a loja perde quando não existe. R$ 20 a menos no fechamento, três vezes por semana, em quatro semanas, somam R$ 240 por mês. Com fechamento, você sabe de quem é o buraco; sem, ele some no faturamento do dia.

Como o sistema PDV emite nota fiscal?

Dois modelos aparecem no balcão da loja de roupas:

• NFC-e, o cupom fiscal eletrônico, para o consumidor final na própria venda;
• NF-e, para quando o cliente é CNPJ ou pede nota formal.

Num PDV integrado, você clica em emitir dentro da venda que acabou de registrar, e o sistema monta o arquivo com os produtos, o cliente (se houver) e o valor que já estão lá. A SEFAZ precisa autorizar, então essa parte pede internet. Autorizada, a NFC-e vira cupom em PDF, e a NF-e vira o PDF e o XML; o cancelamento também sai do sistema. A loja não digita de novo o que já estava na venda.

O que o PDV não decide por conta: o imposto que vai dentro da nota. CFOP, CST, alíquota, regime: é com o seu contador. O sistema aplica o que foi configurado uma vez, mas quem configura é quem conhece o regime da loja.

Como o PDV registra uma venda a prazo (fiado)?

Fiado é venda a prazo com cliente identificado. A camiseta de R$ 84 vendida em três vezes vira três parcelas de R$ 28, cada uma com data de vencimento. O PDV pede o nome do cliente, porque sem cliente não há a quem cobrar, registra o combinado e, na data, mostra quem tem parcela em aberto para a loja cobrar.

Dentro da mesma venda, o pagamento pode ser combinado. Dos R$ 204 do exemplo, R$ 100 agora em dinheiro e R$ 104 em duas vezes de R$ 52. A parte à vista vai para o caixa, a parte a prazo vira duas parcelas no financeiro, e a loja não precisa de dois sistemas para fechar a venda. Para a parte do atendimento, veja como cobrar fiado sem constranger o cliente.

O que acontece quando a internet cai no balcão?

Depende do PDV. No Nivro, com o PDV aberto quando a conexão cai, a venda continua, fica guardada no aparelho e sobe sozinha quando a conexão volta. A fila do que ainda não foi enviado fica visível na tela. Entram na fila venda, cliente novo e alteração de produto. A nota fiscal não entra, porque quem autoriza é a SEFAZ, e isso precisa de internet.

Nem todo PDV faz isso. Antes de fechar contrato, pergunte: se a internet cair com o caixa aberto, o balcão continua? Resposta “não” é a diferença entre vender e esperar o provedor voltar.

Sistema PDV gratuito funciona para loja?

Dá para começar, desde que você saiba onde está o limite. Antes de escolher, confira quatro pontos no plano grátis: se ele emite a nota que a sua loja precisa, se controla o estoque por tamanho e cor, se a venda a prazo vira parcela com vencimento e se o caixa fecha com sangria e suprimento. O que faltar hoje vai pesar quando a loja crescer, e trocar de sistema no meio do caminho dá mais trabalho do que escolher o certo no começo. O Nivro acompanha a loja em três momentos: veja as fases da loja para entender o que pesa em cada um.

O que olhar antes de contratar um sistema PDV?

1. A venda baixa o estoque na célula de tamanho e cor, ou mexe num saldo genérico do produto?
2. A nota sai da própria venda, com um botão, ou em outro sistema que você preenche de novo?
3. O caixa tem abertura, sangria, suprimento e fechamento com responsável, ou aceita qualquer valor?
4. O fiado vira parcela com vencimento, ou é só um lembrete solto na agenda?
5. Se a internet cair com o caixa aberto, a venda continua?

Nenhuma dessas é opcional em dia de movimento. As quatro primeiras evitam o retrabalho que faz a loja perder a tarde; a quinta é a diferença entre vender e esperar.

Onde o sistema ajuda

No Nivro, cada parte do sistema PDV está no mesmo lugar. O sistema de vendas registra com leitor ou pelo teclado, continua sem internet com o PDV aberto, e tem o teto de desconto por usuário com senha de gerente acima dele. O caixa do dia (abertura, sangria, suprimento e fechamento) sai da mesma tela, com responsável e horário em cada movimento. O controle de estoque baixa a célula que saiu, e a devolução volta para a mesma. A nota fiscal sai da própria venda, com cancelamento pelo sistema. O controle de fiado transforma a venda a prazo em parcela com vencimento, e o Pix e o cartão vão para a conta certa no financeiro. Para entender em que momento da loja cada parte pesa mais, veja as fases da loja.

Perguntas frequentes

O PDV funciona em celular ou precisa de computador?

Depende do PDV. O do Nivro roda no navegador do computador e no app do iPhone, e a mesma venda registra em qualquer um dos dois. O cadastro, o estoque e o caixa são os mesmos nos dois.

Preciso de impressora fiscal?

Não. A NFC-e autorizada vira PDF e pode ser enviada ao cliente por e-mail ou mostrada no celular. Impressora térmica para o cupom pode ser útil, mas não é obrigatória.

O sistema PDV recebe o pagamento do cliente da loja?

Não. O PDV registra como o cliente pagou (Pix, dinheiro, cartão) e gera a parcela ou a mensalidade quando é a prazo. Quem recebe o dinheiro é a própria loja, pelos meios dela. O Nivro não é adquirente nem PSP.