Controle de estoque em planilha: como fazer, limitações e quando trocar por sistema

A planilha de controle de estoque serve, sim, quando a loja é pequena. Ela se monta em uma tarde, cabe no Google Sheets de graça e, com três fórmulas, já diz o que entrou, o que saiu e quanto deveria estar na prateleira. O problema aparece depois, quando o número da planilha e o número do estoque param de bater.

Este texto mostra como montar a planilha hoje, as fórmulas que resolvem a maior parte dos casos, e as quatro contas que dizem se a sua planilha ainda cabe. É um guia para quem está começando a loja e para quem já desconfia que ela parou de dar conta.

Quais colunas uma planilha de controle de estoque precisa ter?

O mínimo que funciona são três abas: Produtos, Movimentos e Saldo. Na aba Produtos entra o cadastro, uma linha por item:

• código do produto (um por item, sem repetir);
• nome;
• unidade (unidade, par, kg, metro);
• categoria;
• custo da última compra;
• preço de venda;
• estoque mínimo (o número da próxima seção).

Na aba Movimentos entra tudo que mexeu o estoque, uma linha por evento: data, código do produto, tipo (entrada ou saída), quantidade, motivo (venda, compra, perda, ajuste) e observação. É o livro-caixa do estoque. Toda entrada e toda saída passa por ele.

A aba Saldo é calculada. Para cada código da aba Produtos, uma fórmula soma as entradas, tira as saídas e devolve o saldo atual. Ela não é digitada: ela se refaz sozinha quando você lança um movimento. É o que diferencia uma planilha de controle de uma lista de produtos.

Qual fórmula usar para calcular o saldo atual?

A conta de contador: saldo = estoque inicial + entradas − saídas. No Google Sheets ou no Excel, a fórmula que lê a aba Movimentos é SOMASES. Suponha que o código do produto esteja em A2 e a aba Movimentos tenha os códigos na coluna B, o tipo na C e a quantidade na D. A fórmula na aba Saldo fica assim:

• entradas: =SOMASES(Movimentos!D:D; Movimentos!B:B; A2; Movimentos!C:C; "entrada");
• saídas: =SOMASES(Movimentos!D:D; Movimentos!B:B; A2; Movimentos!C:C; "saida");
• saldo = entradas − saídas.

Para o alerta de estoque baixo, uma segunda coluna compara o saldo com o mínimo: =SE(saldo<=minimo; "repor"; "ok"). Pronto. Com isso você já tem uma planilha que registra entrada e saída, calcula o saldo e marca o que precisa repor.

Como calcular o estoque mínimo de cada item?

A conta mais usada é a mais simples: demanda média diária multiplicada pelo prazo de entrega. Um exemplo:

• você vende 2 unidades por dia de um produto;
• o fornecedor leva 7 dias entre o pedido e a chegada;
• o mínimo pede 2 x 7 = 14 unidades.

Como venda não é regular, some uma folga de 20% para feriado e atraso: 14 x 1,2 = 16,8, arredonde para 17. Quando o saldo bater 17, dispare o pedido. O número não é mágico: ele pede que você meça a venda e o prazo. Se o fornecedor passou a demorar 10 dias, o mínimo sobe para 24. Se as vendas caíram para 1 por dia, o mínimo cai para 9. Revise a cada trimestre.

Para o próximo pedido, a conta é a mesma com outro multiplicador: pela quanto tempo você quer ser coberto. Quinze dias de cobertura para o mesmo produto: 2 x 15 = 30 unidades, menos o que já está na prateleira.

O que a planilha não enxerga?

Quatro coisas, e é importante saber quais são antes de confiar no número do saldo.

• A troca do cliente. O cliente devolveu o 38 e levou o 39. Se o lançamento volta como “entrada de calçado” sem dizer o tamanho, o 38 some do saldo e o 39 continua inteiro. A planilha aceita a entrada e a saída, mas não liga uma à outra. Para loja de numeração, veja controle de estoque de calçados por numeração.
• O custo por lote. Dez pares comprados a R$ 50 e dez a R$ 80. A planilha com custo médio vê R$ 65 em cada par. Vendendo a R$ 120, ela diz R$ 55 de margem. Se o par vendido era do lote de R$ 80, a margem real foi R$ 40. A conta é certa só quando o sistema sabe qual lote saiu. Para a conta das duas margens, veja markup e margem.
• A grade por tamanho e cor. O tênis em sete tamanhos e três cores tem 21 saldos. Modelar isso na planilha dá cada combinação virando uma linha, e cada venda mexendo em outra célula. Possível, mas trava quando a loja cresce.
• Quem mudou o quê. A planilha não guarda histórico. Se alguém digitou 20 onde era 2 e depois corrigiu, o saldo volta ao certo mas o rastro some. Em loja com uma pessoa só mexendo, é tolerável; com duas, é a origem da divergência que ninguém admite.

Como medir se a sua planilha ainda cabe?

Pegue a planilha de hoje, imprima uma amostra de 20 itens com o saldo que ela diz, e vá contar na prateleira. Anote cada divergência como diferença absoluta (3 unidades a mais, 2 a menos). Agora conte quantos itens divergiram:

• até 1 item em 20 (5% de divergência): a planilha está dando conta;
• 2 ou 3 itens (10% a 15%): hora de reforçar a disciplina do lançamento;
• mais de 3 itens (acima de 15%): o controle está rodando por fora, e o saldo da planilha é opinião.

A conta não é padrão de mercado: é a sua loja. Mas o número que o lojista repete, mês a mês, é algum destes três: “perdi uma venda porque o sistema dizia que tinha”, “sobrou isso que eu nem sabia que tinha”, ou “esqueci de lançar”. Os três são sintoma do mesmo problema: alguém precisa lembrar de digitar.

Quando a planilha deixa de servir?

Quatro gatilhos. O primeiro é quando duas pessoas passam a mexer na planilha: o travamento das versões (quem salvou por último vence) começa a comer lançamento. O segundo é quando a loja passa a trabalhar com variação (tamanho, cor, numeração): o modelo de uma linha por produto não dá mais conta. O terceiro é a entrada do fornecedor por nota fiscal: digitar 40 itens de uma nota, um a um, é onde o controle para. O quarto é quando o lojista começa a decidir compra olhando o número da planilha e descobre, no inventário, que o número não valia. Qualquer um desses, isolado, pede sistema. Dois ou mais, há meses, é a loja trabalhando no escuro.

Como passar a planilha para um sistema sem redigitar?

A planilha vira CSV. No Google Sheets, Arquivo > Fazer download > CSV. No Excel, Salvar como > CSV. Esse arquivo é o seu cadastro inicial. O controle de estoque do Nivro aceita cabeçalho em português: nome, código, preço, custo, unidade, categoria, estoque mínimo, estoque inicial e código de barras (ou ean, ou gtin). O que você já digitou volta como produto cadastrado, com saldo de abertura e mínimo. Depois disso, cada venda baixa o saldo sozinha, cada entrada de nota do fornecedor sobe, e a planilha fica como registro histórico, não como fonte da verdade.

Onde o sistema ajuda

Três diferenças pesam a partir do dia um. A primeira é o livro de movimentos: cada entrada e saída vira uma linha com data, usuário e motivo, no controle de estoque, e dá para voltar e ver quem digitou o quê. A segunda é a contagem de estoque: você abre uma contagem de uma categoria, conta a prateleira, e o sistema aplica só a diferença no saldo. Não há a história de contar 20 de manhã e descobrir à tarde que duas vendas aconteceram no meio. A terceira é o alerta de estoque baixo, que roda em cima do mínimo que você definiu: a tela de inventário destaca os produtos abaixo do piso, e dá para passar o olho de manhã, sem abrir filtro.

Para quem já cresceu com grade (moda e calçados) ou com entrada por nota do fornecedor (compras), o salto é maior: a planilha não tinha como fazer isso bem. Em que estágio sua loja está hoje, e para onde ela vai, está em as fases da loja.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor planilha de controle de estoque grátis?

A planilha boa é a que você mantém atualizada. O molde das três abas acima, montado por você em uma tarde, costuma servir melhor que o template pronto com cinquenta colunas que ninguém preenche. Fazer é meio caminho de usar.

Dá para fazer controle de estoque e vendas na mesma planilha?

Dá, até o volume em que a aba de vendas vira o gargalo. Uma venda por dia cabe. Vinte por dia já pede PDV, por conta do tempo de digitação e do erro de somar. Em vendas por dia é que mora o teto.

Planilha serve para controle de estoque de restaurante ou de salão?

Para o insumo que entra na receita e sai na preparação (farinha, bebida, descartável) a mesma planilha cabe, com as mesmas três abas. Para o prato pronto, a baixa não vem do garçom: vem da ficha técnica, e aí a planilha engasga em outro lugar.

Dá para fazer a curva ABC pela planilha?

Dá. Ordene o saldo por valor (custo x quantidade), some de cima para baixo, e marque como A os itens que acumulam 80% do valor, B o próximo 15% e C o resto. É uma coluna a mais. Mantê-la atualizada é o trabalho.

Qual o tamanho de loja em que a planilha ainda cabe?

Depende do que você vende. Loja com até 50 SKUs sem variação e com uma pessoa mexendo costuma caber. Com variação (tamanho, cor), caixa fechada do fornecedor ou mais de uma pessoa lançando, o teto cai, e o critério melhor é o teste da divergência da seção acima.